Como escrever um manual de procedimentos

Antes de começar a trabalhar em um manual de procedimento, faça uma lista dos procedimentos que devem ser descritos e documentados. Um método que vai ajudar com esta decisão é observar alguns um manuais do usuário, em combinação com uma entrevista de acompanhamento, para saber opiniões sobre uma lista de tarefas semelhantes e, em seguida, perguntar quais são os procedimentos que pensam necessitar de mais esclarecimentos. Ou, faça uma lista de problemas operacionais que você poderia resolver, usando informações de procedimento claras e concisas.

Além disso, contribui com a escrita de seu manual de procedimentos entender o assunto que você está escrevendo sobre a entrevista e, se possível, ou realizar um inquérito sobre os poucos que realmente executam o trabalho. Também ajudará ler e compreender suas descrições de cargo. E não se esqueça de sempre obter aprovação para escrever um manual de procedimentos.

Em seguida, continue a recolher as informações que você irá precisar. Isso pode ser feito observando alguém que está executando a tarefa específica. Se você estiver no entanto,  criando procedimentos a partir do zero, então você vai precisar fazer alguma pesquisa. Quando você estiver observando alguém executar a tarefa, tome notas e escreva todos os passos envolvidos na tarefa e depois peça dicas e avisos sobre o trabalho. Isso ajudará o seu manual de procedimentos a ser claro e conciso.

Seu próximo passo será criar o layout do seu manual. Um exemplo seria um fórum de duas colunas, pois torna o procedimento de instruções claro e fácil de ler. Certifique-se de título de cada página e coloque dentro de cada lista um número pequeno de fatos, como a freqüência com que o procedimento é realizado, quantas vezes ele é realizado e por quê.


Certifique-se de escrever de forma clara e concisa e escrever os passos de forma individual, um processo que tornará o processo de instruções de fácil compreensão. Uma vez que os passos foram documentados e registrados, faça alguém passar pelos procedimentos, seguindo os passos que você tenha escrito e se ele ou ela passar pelo processo sem problemas, você vai saber que fez um bom trabalho. Se, no entanto, se aparecerem inconsistências, correções precisam ser feitas. Você quer que o processo corra com perfeição do início ao fim.

Uma vez que o processo tenha sido concluído, você terá que repetir o processo para todos os POPs.

Seu próximo passo ver todo o trabalho escrito com cuidado. Depois que todos os POPs foram criados, é importante comparar as áreas relacionadas com o trabalho e ver como elas fluem de uma posição para a próxima.

Depois que todos os POPs foram revistos e criados, o próximo passo será colocá-los em manuais e disponibilizá-los. Certifique-se de colocar a data que seu manual foi escrito, quando foi aprovado e quem foi responsável pela sua aprovação.