Como liderar uma reunião eficaz

As reuniões chagaram para ficar, e mais cedo ou mais tarde é provável que você seja convidado a conduzir uma. Compreenda as noções básicas de como conduzir uma reunião eficaz e você será conhecido como aquele que faz as coisas acontecerem; negligenciar estas noções básicas apenas fará todos perderem tempo.

•    Reuna-se pelo motivo correto. Quando você organizar uma reunião, saiba seu porquê. Pule a reunião, se você não tiver nada de especial para discutir, se você não precisar da opinião dos outros, caso você já tenha definido sua idéia sobre uma ação especifica, ou se envolver outros em seu plano for apenas complicar. Faça uma chamada para uma reunião se você precisar apresentar informações para um monte de gente de modo rapido e você não quiser escrevê-la, se voce quiser a opinião de outros para suas ideias, se quiser "ganhar" a equipe, ou se você quer motivar e energizar a equipe sobre uma idéia. Reuniões com propositos resolvem problemas, reforçam apoio, e preparam outros para a ação.

•    Defina uma pauta. Algumas pessoas pensam que pautas dão estrutura demais para uma reunião, que então as pessoas não podem ser espontâneas, ou que o clima vai ser muito formal. Isso é como dizer que se  voce planejar as roupas certas, o transporte, e um destino para suas férias  voce não poderá relaxar e ser espontâneo. Pautas são meramente roteiros que levam a um destino. Utilize-a ou se perca no meio do caminho. Quando conduzir uma reunião, defina uma pauta e se atenha nela. Use verbos ativos, resuma o assunto  numa frase, e deixar que o grupo saiba o que você espera em cada tema - "para a discussão apenas", "para recolher dados", ou "para tomar decisão." Se você seguir a pauta ou fazer um desvio ocasional, ter uma pauta irá dar aos outros a paz de espírito de saber que a reunião vai dar em alguma coisa.

•    Fique de pé à frente se você quer liderar. Nada frustra tanto participantes de reuniões do que ter um líder que não toma o controle. Defina seu papel no início e que autoridade o grupo terá. Voce pretende apenas facilitar a discussão ou dizer como você vai discutir cada idéia e tomar decisões? Voce vai deixar a discussão rolar ou abdicar dessa responsabilidade para outras pessoas aleatoriamente? Você vai ser um observador silencioso ou vai dar seus palpites? Você não tem que ter todas as respostas, fazer toda a falação, ou tomar todas as decisões, mas você deve estar sempre à frente. Conduza ou passe a responsabilidade para outra pessoa. Sempre há alguém responsável por uma reunião. Se a reunião for sua, certifique-se que essa pessoa seja você.

•    Selecione os participantes cuidadosamente. Selecionar sua lista de participantes é tão importante quanto as questões que você irá discutir. Pergunte às pessoas certas e você terá uma boa chance de uma  troca de idéias animada, informativa e útil. Pergunte às pessoas erradas e você estabelecerá uma zona de guerra. Use a seguinte lista: Quem pode prestar consultoria especializada necessária? Quem tem experiência nesse problema? Quem irá apoiar a sua causa? Quem irá se opor a sua causa? Que compromissos você precisa para "fazer acontecer?" Não coloque pessoas populares, persuasivas, ou com posições determinadas - procure pelas pessoas certas para seu proposito.


•    Defina o local. Da mesma forma que um atleta tem vantagem clara quando compete em casa, o mesmo acontece com o organizador de uma reunião. Conheça o local e voce terá o controle da reunião. Se você deseja autoridade e uma atmosfera racional, agende na diretoria. Se você quiser um grupo energético, vá para uma sala de conferências bem iluminado. Para uma sessão de bate-papo informal, tente o escritório de alguém. Se quiser dar uma de anfitrião, forneça lanches ou café em uma pequena sala ou agende a reunião em um bom restaurante. Seus convidados vão se sentir obrigado a ser gentis, e mesmo complacentes. Pergunte a si mesmo que atmosfera você deseja criar em sua reunião e decida conforme for. Seja qual for sua escolha, fique confortável com ela e tenha o local "em suas mãos".

Reuniões não têm que ser mais um "mal necessário". Elas podem ser o jeito mais eficiente e eficaz de se obter trabalho de qualidade feito rapidamente, de modo completo , e a tempo - sem ter que dar mais trabalho para todo mundo.