Como escrever um e-mail comercial

O advento da Internet tornou comunicações empresariais mais fáceis e mais eficientes. Também bombardeou a maioria das caixa e-mail com dezenas, se não centenas, de mensagens eletrônicas diárias a respeito de tudo, desde serviços de namoro até café gratuito. Como fazer com que a sua mensagem seja notada no meio desta montanha de correios eletrônicos? Um e-mail comercial deve conter os componentes padrão de uma carta comercial: uma saudação, o corpo e o encerramento. E-mails de negócios, porém, também têm necessidades especiais. Considere o seguinte:

  1. Seja profissional. Só porque você está escrevendo uma mensagem eletrônica ao invés de uma carta escrita à máquina não significa que a sua comunicação não deve ser tão profissional. Resista à vontade de ser excessivamente casual. Se você não conhece o seu correspondente, diriga-se a ele como o Sr. ou Sra. (ou Dr.). Use a mesma linguagem que você usaria em uma carta comercial padrão. Evite gírias ou frases construídas casualmente.  
  2. Seja conciso. Lembre-se que o seu leitor provavelmente tem dezenas de outras mensagens para ler e outras tarefas concorrem para a sua atenção. Não se exceda. A maioria dos assuntos pode ser coberta em três a cinco tópicos. Se o seu leitor fica com receio da duração de sua mensagem quando abre o email, é mais provável que ele a exclua sem ler.  
  3. Sempre use o campo do assunto. A proliferação de spam e vírus enviados por e-mail tem deixado as empresas cautelosas ao abrir e-mails de pessoas que não conhecem. Informe o seu leitor sobre o que você está escrevendo no campo de assunto do e-mail. Dessa forma, é menos provável que a mensagem seja confundida com "spam". Um campo de assunto adequado só precisa de poucas palavras; palavras demais ficarão confusas quando a linha do assunto aparece na caixa de e-mail do destinatário. Os exemplos de bons campos de assunto incluem:  

    • Assunto: Pedido de entrevista
    • Assunto: Consulta: "Possíveis nomes do artigo"
    • Assunto: Resposta ao anúncio em "Mundo dos Escritores"
  4. Não Enviar Anexos, exceto se forem solicitados. Anexos podem conter vírus que danificam o computador. Algumas empresas até bloqueiam os funcionários de abrirem anexos em computadores da empresa. Além disso, o upload de anexos - especialmente arquivos de imagem - a partir de um computador mais antigo ou usando uma conexão dial-up pode demorar muito tempo. Se você quiser enviar um documento de texto (como algum documento do Microsoft Word), é melhor colá-lo no corpo do seu e-mail em vez de anexá-lo.  
  5. Revise sua Mensagem. Isto nem precisaria ser dito, mas é muito fácil de clicar em "enviar" antes de estar realmente pronto para enviar sua mensagem. Mais uma vez, trate a correspondência da mesma maneira que trataria uma carta. Certifique-se de que não tem erros de ortografia, digitação e gramaticais antes de colocá-lo na internet. Lembre-se: Em muitos casos, o seu e-mail é a primeira impressão que uma empresa associa a você. Faça com que seja positiva.


Enviar um e-mail em vez de uma carta escrita tem a vantagem de rapidez, facilidade e flexibilidade. Certifique-se de utilizar esta tecnologia para a sua melhor vantagem, sendo profissional, conciso e atencioso.