Como fazer uma simples mala direta

Soa muito difícil, mas uma das mais eficientes e eficazes ferramentas no Microsoft Word quase não é usada porque muitas pessoas acham que não conseguem fazê-lo. Eu uso Mala Direta para escrever cartas, endereçar envelopes e etiquetas. E isso é só o começo daquilo que você pode realizar com a Mala Direta. Há dois componentes na Mala Direta: O banco de dados e o documento.

Todo ano, eu escrevo cartas de bem-vindo de volta a toda a equipe para o meu patrão. Aqui estão os passos que eu uso para criar uma mala direta para esta ação:

Os passos seguintes foram feitas usando o Office 2003 e o Windows XP.

    A primeira coisa que você precisa decidir é se pretende definir o seu banco de dados no Word ou Excel. Eu faço o meu banco de dados no Excel, porque assim não tenho construir uma tabela. Então minhas instruções serão baseadas na criação da base de dados no Excel. (Você pode facilmente seguir fazendo seu banco de dados no Word.)

    Abra um novo documento no Microsoft Excel e ponha um Cabeçalho e, em seguida, coloque seus dados (abaixo há um exemplo de Cabeçalho que eu uso em muitas das minhas bases de dados):

    Lname fname Endereço Cidade Estado CEP

    Certifique-se de salvar o seu banco de dados e verifique se você sabe onde o salvou. Eu salvo o meu banco de dados na pasta Minhas fontes de dados na pasta Meus Documentos. (Você pode salvar o seu banco de dados em qualquer lugar que quiser, mas é melhor salvar suas bases de dados na pasta Minhas fontes de dados.) Quando terminar de configurar sua base de dados, feche-a.

    Abra um novo documento do Microsoft Word. Vá em Exibir na barra de ferramentas e no menu suspenso escolha Painel de tarefas. O Painel de Tarefas vai aparecer no lado direito de seu documento.

    Clique na barra de menu (Ponto de Partida) em seu painel de tarefas e selecione Mala Direta. Aqui é onde você irá configurar o seu documento de mala direta. Ficando com as funções descritas acima (cartas do meu patrão), vamos escolher cartas (que já deve estar selecionada por padrão). Perceba, no entanto, que para os futuros documentos mala direta, você também pode escolher mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas ou Diretório. Então, escolha Cartas e, em seguida, clique no link "Próximo: Iniciar o documento", na parte inferior do painel de tarefas.

    Quando você clica no link, você terá três opções:

    Utilizar o documento atual - Isso é o que irá utilizar para este tutorial.

    A partir de um modelo - Você pode usar este caso você queira usar um modelo em seu computador.

    A partir de documento existente - Você pode usar esta opção se você já tem um documento que pretende utilizar (isto irá te economizar de re-digitar o material).

    Certifique-se de que "Usar o documento atual" está selecionado e clique no link "Próximo: Selecionar destinatários", na parte inferior do painel de tarefas (note que aqui você também tem a opção de clicar no link Anterior para que você possa facilmente voltar ao passo anterior se for necessário).

    Agora você vai Selecionar os destinatários com a opção "Usar uma lista existente".

    Clique no botão "Browse". Uma janela se abrirá automaticamente e deve ir para a sua pasta Minhas fontes de dados. Encontre o seu banco de dados e selecione-o, clicando duas vezes nele.

    Outra janela será aberta pedindo-lhe para selecionar a tabela. A planilha 1 deve ser selecionada. Clique no botão OK. Clique em "Avançar Link", na parte inferior do painel de tarefas.

    Agora vem a parte divertida. O que vamos fazer é criar a sua carta com os dados do seu banco de dados. Coloque o cursor onde deseja colocar o endereço e selecione Bloco de Endereços no Painel de Tarefas. Um menu pop-up será exibido para que você possa personalizar a forma como pretende que as informações apareçam no Bloco de Endereços. Por exemplo, você quer que apareça o nome como Sr. Joshua Randall ou Joshua Randall? Você deseja que o nome da empresa apareça? Faça suas escolhas e olhe para a janela anterior para ver se é isso que você quer.

    Antes de clicar em OK, certifique-se de Coincidir Campos (botão na parte inferior do lado esquerdo). Para ler os dados corretamente, os campos do documento mala direta devem corresponder com os cabeçalhos que você utilizou na sua base de dados.

    Clique em OK quando estiver satisfeito com a aparência do seu Bloco de Endereços. A seguir serão exibidos <<AddressBlock>> no seu documento.

    Agora escreva a sua linha de saudação. Comece por colocar Caro, em seguida, selecione "Linha de Saudações" no Painel de Tarefas, em seguida, introduza uma vírgula ou dois pontos. Novamente uma opção será exibida para que você possa escolher a forma como pretende que a sua saudação apareça. Certifique-se que seus campos estão se correspondendo corretamente usando o botão Coincidir Campos.

    Clique em OK quando estiver satisfeito com a aparência da sua linha de saudação. A seguir aparecerá Caro <<GreetingLine>>: em seu documento.

    Agora escreva a carta. Quando você estiver satisfeito, clique no botão "Próximo: Pré-visualizar as cartas" na parte inferior do Painel de tarefas.

    Agora clique no botão "Próximo: Concluir a mala direta". Com o documento concluído, não se esqueça de salvar o documento.


    Neste momento, você pode imprimir suas cartas. Clique na opção Imprimir no painel de tarefas. Você pode optar por imprimir todos os registros, registro atual ou selecionar um intervalo de registros. Faça a sua seleção e clique em OK.

    Pronto. Sua mala direta está completa.

Mala direta não é uma tarefa muito difícil, desde que você configure corretamente seu banco de dados, documento mala direta e coincidir os campos. À medida que os dados mudam em seu banco de dados, você pode abrir seu banco de dados e alterá-lo. Ao fazer uma outra mala direta usando o banco de dados, os dados serão atualizados. Além disso, você pode usar o mesmo banco de dados para todos os tipos de documentos mala direta. Por exemplo, algumas vezes o meu chefe quer uma carta e envelopes para todos os funcionários e, por vezes, ele só quer etiquetas. Eu posso criar todos esses usando o mesmo banco de dados. Boa sorte!