Como arquivar e-mails

Se você usa o Outlook Express, Eudora, ou outro programa que faça download dos seus e-mails diretamente para seu computador, você pode estar curioso em saber como arquivar suas mensagens.

Para aqueles que não estão familiarizados com arquivamento de e-mail, quando você arquiva e-mails você guarda cópias das mensagens que pretende manter colocando-as em um local seguro, que não seja seu e-mail. Quando você arquiva as mensagens elas são transferidas da caixa de entrada ou de pastas do seu programa de mail para um CD, disquete, ou em outro espaço do disco rígido. Onde você arquiva seus e-mails só depende de você.

Para melhores resultados, você deve guardar seus e-mails em um cd e no seu disco rígido. Dessa forma se acontecer alguma coisa com seu disco rígido você ainda terá as mensagens arquivadas no cd para quando precisar delas. Os passos seguintes irão garantir que você arquive seus e-mails onde quiser.

  1. Comece escolhendo os e-mails que você deseja arquivar. Entre em seu e-mail e determine quais e-mails você deseja manter e quais você não precisa. Neste ponto você deve remover qualquer e-mails desnecessário e deixar as mensagens prontas para serem arquivadas.
  2. Uma vez que você esteja pronto para arquivar, vá para o desktop e clique com o botão direito no plano de fundo. Escolha a opção "pasta" e, em seguida, "nova" para gerar uma nova pasta. Você irá usar esta pasta para salvar as mensagens para um CD onde serão arquivados para uso posterior.
  3. Se seu programa de e-mail não estiver aberto, você deve abri-lo. Deixe o navegador numa dimensão menor, de modo que você possa manter aberto o e-mail e ainda conseguir ver a nova pasta que você criou (na sua área de trabalho). Vá para os e-mails que você decidiu arquivar e selecione-os (normalmente você pode fazer isto colocando uma marca na caixa ao lado do e-mail).
  4. Uma vez que você tiver selecionado todos os e-mails, vá em "Ferramentas", que está localizada na parte superior da janela do seu navegador, e selecione a opção "marque como off-line" ou opção equivalente. Depois que você fizer isso, será solicitado que você faça download deles agora ou mais tarde. Se você não estiver pronto para baixá-los agora, você pode optar por transferi-los mais tarde, mas você não será capaz de passar para próxima etapa caso não tenha feito isso. Quando estiver pronto para fazer o download dos e-mails, clique no botão "enviar / receber" para permitir que as mensagens selecionadas façam download. É necessário baixar esses e-mails antes de passar para a etapa 5.
  5. Agora você deve arrastar os e-mails selecionados que você baixou e colocá-los na nova pasta que você criou. Isso cria cópias de todos os e-mails em seu disco rígido. Na maioria dos programas de e-mail, quando você move e-mails de sua caixa desse jeito, ele irá automaticamente marcá-los para ser apagado. Evidentemente isto não importa mais já que você já tem cópias.
  6. Agora que os e-mails foram copiados para a pasta criada na área de trabalho, você pode queimar essa pasta em um CD. Basta apenas ir a parte de cima da pasta e clicar na opção "queimar CD" depois de colocar um cd virgem em sua unidade de CD.
  7. Se você deixar a pasta em seu sistema, você terá duas cópias. Uma cópia estará no cd que você acabou de queimar e a outra ficará localizada no seu disco rígido na pasta onde você colocou as mensagens.