Como praticar etiqueta de email
- Do começo ao fim.
- Sempre comece uma mensagem com uma saudação cordial, como um ‘caro’ ou ‘olá’, ou no mínimo o nome da pessoa.
- Nunca divague muito. Seja tão conciso, específico e breve quanto possível.
- Lembre-se de assinar suas mensagens com seu nome e sobrenome e configurar um assinatura automática no seu sistema que conterá todas as informações para contato (incluindo seu nome completo, endereço, telefone e fax e repita seu endereço de email)
- Revise as mensagens.
- Sempre releia as mensagens antes de enviá-las. Leia para verificar gramática inadequada, uso errôneo de palavras e leia para analisar o som e tom de suas palavras.
- Nunca transmita as mensagens no momento em que escreve. Segure mensagens numa “caixa” para revisão final e verificação das palavras antes de pressionar o botão de envio final.
- Lembre-se de configurar seu sistema para ativar automaticamente verificador de escrita como sua ação final antes de enviar as mensagens.
- Linha de assunto.
- Sempre diga algo na linha de assunto. Filtros de spam normalmente utilizam isso como um indicador para deletar as mensagens antes de entrar no sistema.
- Nunca a deixe em branco.
- Lembre-se que as linhas de assunto devem ser com palavras para captar a atenção rapidamente e que enquadram o que você deseja transmitir na área de mensagem.
- Respondendo.
- Sempre faça referência ao tópico de discussão na sua mensagem. Não há nada mais irritante do que receber uma réplica crítica, sem saudação de abertura, sem nome no fim e sem mensagem anterior anexada. Tudo o que aparece é um o.k ...Eu concordo...faça isso! Tome algum tempo para adicionar uma ou duas palavras que ajudarão ao leitor entrar no tópico específico da discussão.
- Nunca use uma mensagem anterior e endereço para abrir uma nova discussão, sem primeiro apagar todas as mensagens anteriores, especialmente a velha linha de assunto e inserir um novo assunto.
- Lembre-se de fazer um esforço para responder todas as mensagens dentro de 24 a 48 horas, valendo o mesmo para ligações telefônicas.
- Transmissão de Mensagens.
- Sempre use as funções copiar e colar quando transmitir mensagens para um novo pacote de pessoas que não se conhecem.
- Nunca deixe endereços anteriores e informações anexadas a sua nova mensagem. Delete-as antes de transmitir as mensagens.
- Lembre-se que não é adequado transmitir endereços e informações para indivíduos que podem não querer seus endereços compartilhados sem seu conhecimento ou permissão.
- Mensagens em lote.
- Seja sempre sensível em como você escolhe enciar suas mensagens em lote. Usando o recurso “para” não deve ser o primeiro e único método usado. Seu primeiro pensamento deve ser usar o recurso “bcc”, ao menos que você esteja certo que todo mundo em sua lista de email se conhece e deve ver todos os nomes para quem ela foi enviada.
- Nunca mostre o endereço de email de todo mundo, ao menos que todos se conheçam, sem exceção.
- Lembre-se quando responder mensagens em lote para somente responder a aqueles indivíduos que verdadeiramente precisam ver sua resposta.
- Formatos e fontes.
- Sempre seja cuidadoso quanto a qualquer fonte especial e formato usados nas mensagens. Isso freqüentemente faz com que o destinatário veja linhas de códigos e outras coisas.
- Nunca use todas as letras maiúsculas, pode parecer que você está gritando, nem use todas as letras minúsculas. Isso mostra sua falta de atenção e interesse para digitar corretamente.
- Lembre-se de saber seus e-pals. Mesmo que a tecnologia tem avançado, Macs e Pcs ainda não se comunicam 100% do tempo.
- Tom de Email
- Sempre use linguagem e gramática adequada e cortês em frases completas. Evite o uso de abreviações, gírias e jargões.
- Nunca use email para transmitir mensagens pessoais que seriam transmitidas melhor de forma pessoal ou por telefone.
- Lembre-se que o email é uma forma ótima, rápida e fácil de comunicação. Contudo, nunca podemos esquecer de usar o mesmo cuidado e cortesia em nossos escritos como faríamos ao falar com alguém em pessoalmente.