Como planejar uma reunião

Reuniões face a face são a melhor maneira de se chegar a uma decisão que requer discussão. Reuniões excelentes não acontecem por acaso. Elas são resultado de um planejamento antecipado, que considera o resultado que se espera da reunião, bem como as necessidades dos participantes. Aqui estão algumas etapas de planejamento você pode seguir, para tornar a sua próxima reunião verdadeiramente fantástica.

  • Entenda o propósito e o resultado esperado da reunião. Estes fatores irão orientar cada aspecto de seu planejamento. Se estão indefinidos ou vagos, sua chance de sucesso é muito pobre.
  • Convide as pessoas adequadas. Inclua apenas as pessoas que são necessárias para atingir os resultados pretendidos. Neste grupo normalmente encontram-se os interessados no assunto ou nos resultados da reunião, os tomadores de decisão, e os fornecedores de informação. Facilitadores, indivíduos para fazer os registros da reunião e outros para gerenciar o tempo são importantes para as reuniões que envolvem planejamento de longo prazo, desenvolvimento de produtos, ou resolução de conflitos.
  • Agende o encontro como a maior antecedência possível. A reunião deverá ser comunicada por escrito e incluir o propósito, resultados pretendidos, local, hora e duração prevista da reunião. Evite agendar reuniões para o primeiro ou o último dia da semana de trabalho.
  • Contate cada apresentador de antecedência. Transmita ao apresentador a finalidade da reunião, bem como o nível de conhecimento dos participantes. Confirme o tempo previsto para a apresentação, o formato da mesma, e eventuais equipamentos de áudio ou imagem necessários.
  • Escolha um local adequado para a reunião. Este local deve ser suficientemente grande para acomodar confortavelmente os participantes e conter cadeiras, mesas e equipamentos de áudio e imagem necessários. Toilettes limpos e controle climático são essenciais.
  • Desenvolva uma agenda. A agenda deverá indicar local, horário de início e fim, finalidade e resultado esperado da reunião. Ela deve também identificar os líderes da reunião. Os itens da agenda devem ser específicos. Sempre inclua tempo para apresentações, ações que precisem ser realizadas e planejamento de futuras reuniões. Planeje um intervalo de 15 minutos para cada 90 minutos de reunião.
  • Distribua a agenda vários dias antes da reunião. Solicite alterações e aditamentos à ordem do dia, com antecedência. Faça cópias extra para distribuir na reunião.
  • Chegue cedo para organizar a sala de reunião. O estilo “sala de aula” NÃO é adequado para reuniões. Em vez disso, organize a sala de modo que os participantes possam ver uns aos outros. Mesas de reunião são melhores para grupos pequenos. Mesas em forma de "U" funcionam bem para grupos de tamanho médio, especialmente se serão feitas apresentações. “Ilhas” de mesas funcionam bem para grupos maiores.
  • Tenha certeza de que os equipamentos estão funcionando. Isto é especialmente importante para projetores de PowerPoint, sistemas de computadores e fones para conferência. Muitas reuniões são “acompanhadas” já desde o início por um prolongado e por vezes cômico esforço de se conseguir projetar uma apresentação na tela, ou ouvir alguém que está tentando falar na linha.
  • Forneça bebidas. Considere as preferências dos seus participantes, não as suas.